Online rezervácie pre službu: čo by mal systém vedieť
Zoznam kontrol pre výber alebo zadanie online rezervácií: voľné termíny, dĺžka služieb, špecialisti a miestnosti, pripomienky, zrušenie, blokovanie času a údaje klientov.
Ak prevádzkujete salón, ambulanciu, štúdio alebo iný podnik, kde si zákazníci rezervujú termín, online rezervácia pomôže len vtedy, keď zodpovedá tomu, ako váš deň naozaj funguje. Skôr než začnete porovnávať riešenia alebo žiadať ponuku, prejdite si body nižšie. Zároveň poslúžia ako dobré zadanie pre vývojára.
Voľné termíny a dĺžka služby
- Každá služba má vlastné trvanie a kalendár ponúka iba termíny, do ktorých sa celá služba zmestí.
- Otváracie hodiny sa môžu líšiť podľa dňa, vrátane prestávok a sviatkov.
- Rezerva medzi termínmi na upratanie alebo poznámky, ak ju potrebujete.
- Obmedzenie, ako ďaleko dopredu si zákazník môže termín rezervovať a najneskôr koľko času pred začiatkom.
Špecialisti a miestnosti
Ak sa na službe podieľa viac ľudí alebo miestností, systém musí vedieť, čo ktorá služba vyžaduje. Položte si otázky:
- Môže si zákazník vybrať špecialistu, alebo zvoliť „ktokoľvek voľný“?
- Vyžaduje služba osobu aj miestnosť naraz?
- Má každý špecialista vlastné pracovné hodiny a voľné dni?
Potvrdenie a pripomienky
- Zákazník dostane potvrdenie hneď po rezervácii s dátumom, časom, miestom a službou.
- Pripomienka pred termínom e-mailom alebo SMS pomáha, aby ľudia na termín nezabudli.
- O každej novej rezervácii dostanete oznámenie.
- Správy v slovenčine a, ak máte zahraničných klientov, aj v angličtine.
Zrušenie a presun termínu
- Zákazník môže termín zrušiť alebo presunúť cez odkaz v e-maile, bez telefonátu.
- Určíte lehotu, napríklad do predchádzajúceho dňa, po ktorej sa musí ozvať priamo vám.
- Uvoľnený termín sa automaticky znova ponúkne.
- Ak žiadate zálohu, vopred rozhodnite, čo sa stane s platbou pri zrušení.
Blokovanie času a vlastné zmeny
Čas si musíte vedieť zablokovať sami: voľný deň, školenie, práceneschopnosť, obedovú prestávku. Rovnako musíte vedieť doplniť rezerváciu prijatú telefonicky, aby sa ten istý termín nepredal dvakrát. Overte si, že to zvládnete na pár kliknutí a nebudete na to potrebovať vývojára.
Údaje klientov
- Rozhodnite, čo sa ukladá: meno, kontakt, história návštev, poznámky. Zbierajte len to, čo potrebujete.
- Rozhodnite, kto údaje vidí. Prístup zamestnancov má závisieť od ich roly.
- Údaje klientov sú osobné údaje, takže sa na ne vzťahujú vaše zásady ochrany osobných údajov. O dobe uchovávania a súhlasoch sa poraďte s právnikom.
- Skontrolujte, či viete exportovať zoznam klientov a rezervácií, ak by ste niekedy systém menili.
Ak si nie ste istí, či hotový nástroj pokryje všetko spomenuté, prečítajte si hotový alebo vlastný rezervačný systém. Ak váš podnik potrebuje pravidlá, ktoré štandardný nástroj nemá, práve také systémy vyrábam: pozrite si rezervačný systém na mieru alebo mi napíšte.