Prepojenie webu alebo e-shopu s účtovníctvom a prepravcami
Čo znamená prepojenie s účtovníctvom a prepravcami, aké údaje môžu putovať automaticky, na čo sa opýtať vopred a ako sa pripraviť na chyby.
Keď príde objednávka, často ju niekto prepisuje do účtovného programu a potom ešte raz do systému kuriéra. Prepojenie znamená, že si systémy tieto údaje posielajú samy a nikto ich nemusí prepisovať. Šetrí to čas aj chyby, ale len keď je dobre premyslené. Toto by som si ujasnil ako prvé.
Čo sa dá odovzdávať automaticky
- Objednávky z obchodu do účtovníctva alebo skladu.
- Platby: informácia, že objednávka bola zaplatená, aby sa dala spárovať s faktúrou.
- Faktúry a dodacie listy vytvorené z údajov objednávky.
- Zásielky: údaje o objednávke odchádzajú prepravcovi a štítok s číslom zásielky sa vracia do obchodu.
- Stavy ako odoslané, doručené či vrátené, zobrazené zákazníkovi aj vo vašej administrácii.
Čo je možné, závisí od rozhrania (API), ktoré druhá služba ponúka. Nie každá ho má a niektoré pokrývajú len časť toho, čo by ste chceli.
Otázky, ktoré treba položiť na začiatku
- Ponúka účtovný program alebo prepravca zdokumentované rozhranie a je súčasťou vášho tarifu, alebo sa platí zvlášť?
- Ktoré údaje idú ktorým smerom a ktorý systém je pri každej položke „hlavný“, napríklad pri produktoch alebo sklade?
- Kto vystavuje faktúru, obchod alebo účtovný program? Opýtajte sa svojho účtovníka, čo potrebuje.
- Čo sa deje pri vrátení tovaru, zrušení objednávky, čiastočnej zásielke a zmene adresy?
- Z akého účtu a s akými prístupovými kľúčmi sa pracuje a kto ich uchováva?
Na čo dať pozor
- Jednotný formát údajov. Názvy, sadzby DPH, kódy krajín, mena a zaokrúhľovanie musia znamenať na oboch stranách to isté, inak sa sumy nezhodnú.
- Jedinečné identifikátory. Číslo objednávky putuje s údajmi, aby sa nič nevytvorilo dvakrát, ak sa pošle dvakrát.
- Ošetrenie chýb. Ak služba nefunguje alebo údaje odmietne, systém to má skúsiť neskôr, zapísať problém do záznamu a upozorniť človeka, nie potichu stratiť objednávku.
- Ručná záložná cesta. Zásielku či faktúru musíte vedieť vytvoriť ručne a objednávku poslať znova, s krátkym písomným postupom.
- Testovanie na skúšobných účtoch pred skutočnými objednávkami.
- Zmeny. Druhá služba môže rozhranie zmeniť, takže to niekto musí sledovať.
Nemôžem sľúbiť, že sa konkrétna služba dá pripojiť, kým neoverím, čo ponúka, preto je to vždy prvý krok. S rozhodnutiami okolo dopravy vám pomôže článok spôsoby doručenia pre zákazníkov e-shopu. Ak plánujete obchod, prečítajte si o tvorbe e-shopu alebo mi napíšte, aké systémy používate.